Meetingworks voor Windows.

Meetingworks voor Windows

MeetingWorks is software voor elektronische ondersteuning van besluitvormingsprocessen. MeetingWorks maakt het voor teams en groepen mogelijk om het besluitvormingsproces te verbeteren en maakt gebruik van zowel de kracht van de individuele leden als van groepssynergie. Het groepsproces biedt bescherming aan minderheidsstandpunten door de anonimiteit van de bijdragen. Het verzekert een gelijkwaardige positie van alle deelnemers door het toestaan van een enkele stem per groepslid, ongeacht de plaats in de organisatie. Assertieve gedachten domineren in plaats van assertieve deelnemers.

Het elektronische ondersteunde besluitvormingsproces minimaliseert gebruikelijke valkuilen in vergaderingen, zoals gebrek aan gerichtheid op de kern (focus), gebrek aan participatie en gebrek aan identificatie. Conflicten lijken minder voor te komen. Discussie wordt aangemoedigd en gericht op de kern van de zaak.

De ideeën, oplossingen en plannen van de individuele deelnemers worden getoond op het centrale projectiescherm. Wié wat heeft bedacht is niet meer zichtbaar. De groep heeft snel de beschikking over de gemeenschappelijke lijst en is onmiddellijk in staat om zaken aan te passen en te integreren om de mening van de hele groep te weerspiegelen. De tijd die deelnemers samen gebruiken is sterk gericht op het realiseren van de gemeenschappelijke taken, mede door de directe feedback en de resultaten. De tijd die nodig is om de doelstellingen te behalen wordt drastisch bekort.

Meetingworks voor Windows is inzetbaar bij:

Strategische Planning

Team Building

Control Self Assessment (CSA)

Information Systems Investment Strategies (ISIS)

Reengineering

Gezamenlijke Toepassings Ontwikkeling

Ontwikkeling van missie en doel

Project definitie and opvolging

... nog veel meer!

De rollen

Bij het gebruik van Meetingworks zijn drie belangrijke rollen te onderscheiden: de faciltator, de chauffeur en de participant.

De facilitator

De facilitator of procesbegeleider leidt een groep door een serie van discussies en taken. De relatie van de facilitator met de groep of groepsleider begint bij het planningsproces, wordt vervolgd tijdens de vergadering en houdt in het algemeen na afronding van de vergadering een beoordeling/terugblik in. Tijdens het planningproces werkt de facilitator samen met de klant om de bedrijfs vraagstukken in een agenda onder te brengen. De chauffeur verbindt in een volgende fase MW hulpmiddelen met de in de agenda uit te voeren taken.

Tijdens de vergadering presenteert de facilitator de agenda, leidt de groep door topics en taken, leidt de discussie, stelt vragen en interpreteert resultaten. De facilitator is ook verantwoordelijk voor het gericht houden van de groep, het handhaven van besluitvormings protocollen, het toestaan van betekenisvolle meningsverschillen, het opsporen van discussiethema's, het opbouwen van de teamgeest, 'recording ownership' en het vragen van feed-back.

Als het zinvol is presenteert de facilitator aan het eind van de vergadering aan alle deelnemers het geprinte rapport. Kort na de vergadering zorgt de facilitator ook voor een follow up met de groep om te verzekeren dat de resultaten begrepen zijn, dat waarden gemeten en verzameld worden, en dat vervolg behoeften worden geïdentificeerd.

De rol van facilitator wordt het meest geassocieerd met de behoeften van de groep voor, tijdens en na de vergadering. Het is essentieel dat de facilitator de eigenschappen van Meetingworks hulpmiddelen, de wijze waarop informatie tussen hulpmiddelen wordt uitgewisseld, en de resultaten die ieder hulpmiddel genereert, door en door kent. De facilitator moet natuurlijk ook de voordelen van het gebruik van ieder hulpmiddel en de noodzaak van planning van een vergadering weten te motiveren.

De chauffeur

De chauffeur bestuurt de Meetingworks software. Soms vervult iemand zowel de rol van chauffeur als van faciltitator, maar de rol van chauffeur is beperkt tot het feitelijk verwerken en uitvoeren van de agenda, het bewaren van de resultaten en de interactie met de groep tijdens de vergadering. De chauffeur moet het vermogen hebben te luisteren naar zowel de groep als de facilitator tijdens de discussie, zodat deze de gedachten van de groep kan begrijpen, ze structureren, en de thema's die bediscussieerd worden te volgen.

Voor de vergadering schrijft de chauffeur de agenda, test deze met de facilitator en creëert soms een kader voor het slot document.

Tijdens de vergadering registreert de chauffeur de deelnemers, geeft ze de beschikking over het juiste hulpmiddel voor iedere stap, en begeleidt de deelnemers bij het gebruik van de hulpmiddelen. De chauffeur zorgt voor de feitelijke overstap naar een volgend topic, presenteert de resultaten van iedere stap, en creëert de slot documentatie. Mochten er zich technische problemen tijdens een vergadering voordoen, dan treedt de chauffeur ook op als probleemoplosser.

De participant of deelnemer

De deelnemers zijn gelijkwaardige leden van de Meetingworks vergadering en moeten zorgvuldig op grond van hun kennis en ervaring worden uitgenodigd. Zij maken een plan, evalueren alternatieven, of lossen het gepresenteerde probleem op. Hun identificatie zorgt voor het noodzakelijke commitment voor het succes na een vergadering.

De deelnemers moeten voor de vergadering worden geïnformeerd over de thema's waarover zal worden gediscussieerd. Dit zal hun mogelijkheden om volledig te participeren vergroten. Omdat de Meetingworks software heel eenvoudig te bedienen is, is er geen technische voorkennis noodzakelijk om de vergadering bij te wonen. Simpele aanwijzingen van de chauffeur maken het voor alle groepsleden mogelijk om volledig te participeren.

De planning

Een succesvolle vergadering is het resultaat van succesvolle planning. Iedere vergadering is gebaat bij een zorgvuldige voorbereiding. Bij elektronische vergaderingen zijn planning en voorbereiding absoluut vereist. De planning wordt meestal opgesteld door de facilitator en de organisator van de vergadering (of een kleine commissie). Tijdens het planningsproces wordt de doelstelling van de vergadering vastgesteld en het eindproduct. Het resultaat van de voorbereiding is een vragenlijst, of een takenoverzicht en een beschreven doelstelling voor de vergadering. De plannings sessie geeft de facilitator een goed inzicht in wat het uiteindelijke document gaat inhouden, hoeveel tijd de vergadering in beslag zal nemen, en welke activiteiten er zullen worden uitgevoerd.

De volgende fase wordt uitgevoerd door de facilitator en de chauffeur. De vragenset of agenda onderwerpen worden met behulp van Meetingworks hulpmiddelen vormgegeven en in de agenda vastgelegd.

Natuurlijk kunnen er tijdens de voorbereiding meer elementen aan de orde komen. Zo kan de facilitator bijvoorbeeld betrokken worden in een project waarbij interviews met de leden van het projectteam of de deelnemers aan de vergadering worden afgenomen. Of de vergadering is er een uit een reeks, waar de resultaten van het ene niveau in de organisatie naar de volgende worden doorgegeven.

Soms heeft de chauffeur additionele informatie nodig om de agenda te maken, zoals de behoefte aan het gebruik van andere programma's dan Meetingworks hulpmiddelen, zoals spreadsheets, presentaties, handboeken, modellen, etc.

Planning is de sleutel voor het succes, en ook hierbij geldt dat ervaring meetelt. Als je weet hoe je vragen moet formuleren, de mogelijkheden van Meetingworks doorgrondt, de tijd die nodig is voor de verschillende groeps groottes goed kan inschatten, en gebruik weet te maken van eerdere succesvolle toepassingen van agenda's zal het proces efficiënter verlopen.

De agenda

Een agenda wordt tijdens het planningsproces ontwikkeld. Hij bestaat uit een lijst met onderwerpen en taken, ook wel stappen genoemd, die tijdens het verloop van de vergadering moet worden gezet. Omdat stappen overeenkomen met agenda items, geven zij niet alleen de taken weer, maar ook de hulpmiddelen die nodig zijn om de stappen uit te voeren. Stappen worden gezet in een vooraf bepaalde volgorde en de resultaten van de ene stap kunnen automatisch worden doorgegeven naar een volgende, die de informatie gebruikt om de opdracht te voltooien. Als een bepaalde taak verrassende resultaten oplevert is het eenvoudig om stappen toe te voegen om het onderwerp verder uit te diepen. Het is even eenvoudig om naar de oorspronkelijke agenda terug te keren en door te gaan met de volgende stap.

Agenda's kunnen gemakkelijk opnieuw gebruikt worden. Ze kunnen worden gemodificeerd en geperfectioneerd tot ze geheel gestandaardiseerd zijn voor bepaalde soorten vergaderingen. Agenda's kunnen zelf weer onderdeel zijn van een groter proces. Een groot project kan bijvoorbeeld gebruik maken van meerdere bekende in de praktijk bewezen methodologiën, waarbij in sommige gevallen de voordelen van een Meetingworks agenda kunnen worden benut om een taak af te ronden.

Omdat Meetingworks een algemeen toepasbaar software programma is, kunnen agenda's worden geschreven voor probleemoplossing, teambuilding, informatie verzameling, of het maken van plannen op ieder niveau in de organisatie. De waarde van Meetingworks kan eenvoudig worden getoond door het bewaren en aanpassen van agenda's en het toepassen in nieuwe situaties.

Agenda's worden ontworpen met de Agenda Planner. Dit is een eenvoudig klik en aanwijs programma om stappen te genereren en de vergaderagenda samen te stellen. Stappen waarbij gebruik gemaakt wordt van Meetingworks hulpmiddelen kunnen worden gemengd met andere toepassingen. Stappen kunnen worden verschoven om de beste volgorde te krijgen. Op ieder moment kan de agenda worden afgespeeld om te beoordelen of de gewenste resultaten worden verkregen. Nadat hij geschreven en bewaard is kan de agenda worden uitgevoerd tijdens de feitelijke bijeenkomst. Zoals gezegd, de agenda kan vooraf worden getest, aangepast en vernieuwd voor de start van de vergadering.

De Meetingworks vergadering

Een Meetingworks vergadering is gebaseerd op een kleine groep deelnemers die eenvoudig te bedienen maar toch zeer geavanceerde software op werkstations gebruiken, die zijn gekoppeld in een netwerk. De deelnemers worden begeleid door een ervaren facilitator en ondersteund bij het gebruik van technische hulpmiddelen door de chauffeur.

De werkstations van de deelnemers tonen verzoeken om invoer van gegevens en de persoonlijke reacties op de uit te voeren opdrachten. De reacties van deelnemers worden over het netwerk verstuurd en verzameld op het werkstation van de chauffeur. Dit werkstation functioneert als centraal verzamelpunt voor de vergadering. Het toont de agenda, de verzamelde anonieme ideeën en commentaren van de deelnemers, en grafieken en tabellen als resultaten van bepaalde stappen. Het beeldscherm van de chauffeur is voor de deelnemers zichtbaar op een groot projectiescherm.

De facilitator maakt over het algemeen tijdens de vergadering geen gebruik van een werkstation, maar is sterk gericht op het vasthouden van de aandacht van de groep en het centrale projectiescherm. Soms vervult iemand zowel de rol van facilitator als van chauffeur, waarbij de facilitator het werkstation van de chauffeur gebruikt. De facilitator opent de vergadering en leidt de groep door het proces. Tijdens de vergadering moeten de facilitator en de chauffeur goed communiceren om te verzekeren dat de deelnemers op de juiste tijd over de juiste hulpmiddelen beschikken en dat het groepsproces ongestoord kan verlopen. Aan het einde van de vergadering maakt en print de chauffeur het formele vergaderverslag.

De deelnemers dragen zowel mondeling als via toetsenbord bij aan het resultaat. Zij zien de voortgang door de agenda op het projectiescherm en zien afgeronde taken gemarkeerd. Aan het eind van de vergadering ontvangt iedere deelnemer een afdruk van de vergaderresultaten.

De resultaten

De planning van de vergadering houdt ook het ontwerp van het eindresultaat in. Meetingworks voorziet in een scala van verslagmogelijkheden tijdens de vergadering, een eindrapport dat de resultaten van alle stappen bevat, een logboek van alle vergaderstappen inclusief de duur van iedere stap, en optioneel een volledig voorbereid publicabel document.

Met een minimum hoeveelheid aan voorbereidingstijd kan een schil voor een document worden ontworpen met daarin stuurinformatie voor het verzamelen van de vergaderresultaten. Een van de sterke punten van Meetingworks is het onmiddellijk beschikbaar hebben voor de deelnemers van het eindrapport met daarin de inhoudsopgave, het resultaat van iedere stap, grafieken en tabellen en verder alle informatie die de facilitator wenst op te nemen.

Internet

Meetingworks InternetEdition™ is software die voorziet in elektronische ondersteuning voor vergaderingen die op verschillende tijden en op verschillende plaatsen worden georganiseerd, of op dezelfde tijd maar op verschillende plaatsen. Zelfs een combinatie met een groep deelnemers in een elektronische vergaderruimte en enkele Internet deelnemers is mogelijk. Het heeft dezelfde functionaliteit als de lokaal geïnstalleerde versie met dit verschil dat de deelnemers niet mondeling communiceren. De deelnemers loggen in op een Internet server, krijgen toegang tot een vergaderagenda die speciaal voor hen is voorbereid, werken de agendastappen af (brainstorming, evaluatie) en zenden hun reacties anoniem naar de chauffeur.

De chauffeur verzamelt de reacties van de deelnemers op een vooraf bepaald tijdstip. De lijsten uit de brainstormfase kunnen door de chauffeur worden gestructureerd voordat ze als document naar de deelnemers worden teruggestuurd. Evaluatieresultaten (tabellen, grafieken en commentaren) worden op de zelfde manier in documentvorm gepresenteerd als in de lokale versie.

Genereren van ideeën

Zoals ook bij traditionele vergaderingen biedt een brainstormsessie de deelnemers de mogelijkheid om ideeën te presenteren en vast te leggen. De met behulp van de software anoniem vastgelegde ideeën worden vervolgens aan de deelnemers getoond op een projectiescherm. Iedereen krijgt de kans om te reageren op door anderen geproduceerde teksten en hiermee verder te gaan. Uit de inmiddels opgedane ervaring blijkt dat op deze manier in zeer korte tijd een groot aantal ideeën kunnen worden gegenereerd. In deze fase komen al een aantal sterke punten van GDS naar voren:

Iedereen kan tegelijkertijd input leveren

Anonimiteit blijkt een belangrijke stimulans om vrijuit te reageren

Grotere creativiteit

Een genereer stap kan een open einde hebben, of worden beperkt door de beschikbare tijd, door het aantal te genereren ideeën of door de procesbegeleider. Deze beslissing wordt voorafgaande aan de vergadering genomen.

De onderwerpen kunnen voortkomen uit een eerdere fase van het besluitvormingsproces. Een paar voorbeelden zijn:

Geef drie belangrijke resultaten die je het afgelopen jaar hebt bereikt

In deze casus mogen alle deelnemers drie resultaten noemen. De totale lijst wordt vervolgens bewerkt in een organiseer stap en vervolgens geëvalueerd met een Evaluatie stap. Met deze type opdracht begint vaak een strategische planningssessie.

Geef voor elk van de vandaag gedefinieerde probleemgebieden alle mogelijke te bedenken oplossingen

In deze casus zijn de problemen in een vorige stap gedefinieerd, wellicht gewaardeerd of in een bepaalde volgorde geplaatst in een evaluatiestap en worden nu gepresenteerd als topics voor een open einde brainstorming. Deze taak is zeer nuttig in probleem oplossende sessies.

Geef de specificaties voor de volgende functies en de nieuwe applicatie

De functielijst is vooraf klaargemaakt. Bij iedere functie kunnen een onbeperkt aantal items worden gepresenteerd, vervolgens worden de individuele specificaties besproken en geclassificeerd in een organiseer stap. Deze opdracht wordt veelvuldig uitgevoerd tijdens specificatie ontwikkelings vergaderingen.

Evalueren

Het evaluatie hulpmiddel "Evaluate" biedt een reeks van methoden die deelnemers de mogelijkheid geven om anoniem items op een lijst te evalueren. Deze lijst kan uit een vorige agendastap komen of tijdens de voorbereiding op de vergadering zijn samengesteld.

Enkele voorbeelden:

Scoor de specificaties uit de vorige agendastap van 1 tot 10, waarbij 1 niet belangrijk is en 10 verplicht.

In dit geval was de lijst in voorafgaande stappen voorbereid met behulp van een genereer en een organiseer stap. Bij deze vorm kunnen deelnemers een bepaalde waarde meermalen toekennen. Ze kunnen zelfs afzien van het geven van een oordeel.

Zet deze oplossingen in de door u gewenste volgorde, waarbij 1 de eerste keus is en 8 de laatste.

Bij het rangordenen kennen deelnemers een unieke aarde toe aan ieder item. Twee items kunnen niet dezelfde waarde krijgen. Deelnemers kunnen zich in dit geval ook niet van stemming onthouden.

Geef van de geschetste verkeersproblemen aan welke van toepassing zijn.

Dit kan variëren van geen tot allemaal of iets er tussen in.

Stem voor plan A, B of C.

Hierbij kunnen deelnemers hun stem uitbrengen of zich van stemming onthouden.

Deelnemers beoordelen ieder item achter hun werkstation. Terwijl ze dat doen kunnen ze ook commentaar invoeren ter onderstreping van de gegeven waardering. Als ze klaar zijn sturen ze hun reacties naar het centrale projectscherm. Nadat alle deelnemers de opdracht hebben afgerond toont Evaluate grafisch de resultaten. Grafieken geven een samenvatting van de groepssevaluatie en tonen de statistische variantie, de maat voor consensus. Deze statistische variantie is een van de sleutelelementen voor de consensusbenadering van Meetingworks. Het gebruik van variantie en grafieken maken het voor de groep mogelijk om onmiddellijk te zien hoeveel en waar verschillen van inzichten bestaan. Als de variantie hoog is bestaat er weinig overeenstemming. Als de variantie laag is en er dus kennelijk consensus bestaat kan de groep doorgaan.

Een manier om naar overeenstemming toe te werken is het tonen van de commentaren die de deelnemers tijdens de sessie hebben ingevoerd. Alle resultaten en commentaren worden anoniem op het projectiescherm getoond, maar een deelnemer kan zijn eigen bijdrage terugzien op het persoonlijke werkstation. Commentaren openen vaak nieuwe perspectieven. Er worden meer feiten gegeven, verheldering geboden en additionele meningen worden gezocht. Deze discussies leiden vaak tot een herbeoordeling van het topic.

Evaluatieresultaten zijn opgeslagen als grafieken en tabellen. Deze tabellen kunnen worden gebruikt in opvolgende stappen en zowel de tabellen als de grafieken kunnen in het eindrapport worden geprint.

Classificeren of organiseren van ideeën: "Organize"

Het "Organize" hulpmiddel is één van de grootste uitdagingen aan de groep: een lijst met onderwerpen behandelen, bediscussiëren, bewerken en structureren om gemeenschappelijk begrip te kweken. In tegenstelling tot "Evaluate" en "Generate" gebruiken de deelnemers hierbij geen werkstation, maar communiceren direct met elkaar.

Tijdens deze stap leidt de facilitator de groep door het proces, terwijl de chauffeur het tool gebruikt om hun beslissingen te tonen.

Enkele voorbeelden:

Stel uit de lijst met behoeften 5 nieuwe lijsten samen: mensen, hardware, software, training en diversen.

In dit geval kwam de lijst uit een vorige stap. De chauffeur maakt een venster voor iedere categorie en de groep plaatst de onderwerpen in het van toepassing zijnde venster.

Identificeer uit de lijst met strategische uitspraken degene die extra budget vragen.

Door de optie "Collecting" te gebruiken wordt ieder budget vereiste naar een budgetvenster gekopieerd en vervolgens wordt dit bestand naar een spreadsheet gebracht voor verdere analyse.

Beoordeel iedere kans. Identificeer welke subonderdeel van andere zijn. Daarna beoordelen we iedere kans op haalbaarheidsgraad.

Alle dupliceringen worden verwijderd, samengestelde ideeën worden gesplitst en afhankelijkheden gesignaleerd. Een overzicht met meerdere niveaus wordt geproduceerd. De items op het hoogste niveau worden in een evaluatiefase gewaardeerd.

Het resultaat van een classificatie sessie is een helder geformuleerd en gestructureerd overzicht van de ideeën van de groep. Het overzicht kan in een bestand worden bewaard en in het eindrapport worden opgenomen. Ook kunnen deze overzichten in volgende agendastappen of vergaderingen worden gebruikt.

Systeem-Eisen

Meetingworks Chauffeur

Windows 95,98,2000, XP, Windows NT V4 of NT-Workstation V4
  (Let op: Door beperkingen in Windows 2000 en XP in het gelijktijdig
   accepteren van netwerkverbindingen (maximaal 5) kan het,
   afhankelijk van uw Meetingworks licentie, noodzakelijk zijn een WIndows NT
   of Win2000 licentie aan te schaffen bij Microsoft. Deze beperking geldt uitsluitend
   bij gebruik van Meetingworks in een LAN omgeving, waarbij Participants
   via een shared directorie op het Chauffeur station communiceren. 
   Bij gebruik van Meetingworks Connect of Internet Editie geldt deze
   beperking niet.)

128 megabytes Ram geheugen

8 megabytes vrije schijfruimte

Muis

Printer (optioneel)

Projectie systeem (optioneel)

Meetingworks Participant

Windows 95, 98, 2000, XP of Windows NT-workstation

64 megabytes Ram geheugen

2 megabytes vrije schijfruimte

Netwerk:

Elk Windows compatible netwerk file systeem (b.v. NetWare, LANtastic, Vines, etc)